那珂市菅谷保育所において、保育所配信システムにより誤って個人情報を配信する事故がありました。
関係者の皆様におかれましては、多大なるご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。

概要

保育所配信システムにPDF化した文書を添付する際、ファイル内にあった本来添付するべき文書とは別の文書を添付して配信してしまいました。その後、配信を受けた保護者から文書に対する問い合わせがあり、配信した文書を確認したところ本来添付される文書ではなく、個人情報が載った文書が添付されていたため、すぐに送付文書を削除しました。

（1）発覚日時：令和4年10月11日（火）午後6時15分頃※削除時刻調査中
（2）漏えいした個人情報：新型コロナウイルス感染症発生・疑い時聞き取りシートの氏名、年齢、携帯電話番号、勤務先・学校等
（3）漏えい件数：1件（4人分）

対応

10月11日の事故判明後に該当の保護者に電話にて、誤って個人情報を送信してしまった事実を伝えました。
個人情報の削除前に添付されたファイルが保存された可能性もあるため、14日に同配信システムにて事故に対するお詫びと添付ファイル削除を依頼する旨の文書を受信者全員に送信しました。

再発防止策

保育所配信システムの運用開始間もないことから職員の操作の習熟に努め、保育所配信システムによる文書送付は、本文中に文書を掲載することが可能な場合は、本文記載を基本としてまいります。なお、添付ファイルで送信が必要な場合は、文書作成者及び決裁者の双方がファイル内容を確認のうえ配信することを徹底してまいります。